Lead

13. Email-Management


Frage des Kunden:

“Wie kann man der Email-Flut Einheit gewähren? Wie kann im Unternehmen ein neues Denken mit Email umgesetzt werden?”

Vier klare Antworten:

Email
 


(1) Scouting

1. Email-Scout-Filter strukturiert die Emails nach einem exakt auf den konkreten Bedarf abgestimmten System: Email
 


2. Bearbeitung aller Emails von (2) bis (7).

3. Die Übersicht ist visuell übersichtlich und weist die jeweilige Anzahl der offenen Emails aus.

4. Zwei weitere Personen, die die Aufgabe sofort übernehmen, bei Urlaub oder Krankheit.



(2) Self-Orga

Ein paar Regeln, die zu prüfen sind:

1. - Die Punkte (1) + (4) „heute bearbeiten“ werden dreimal täglich bearbeitet (morgens – mittags – abends)

– Im Block, einmal täglich, wo die Energiekurve nicht „top“ ist, die Punkte (2), (3), (5), (6)

– Punkt (7) einmal wöchentlich

2. Die Inbox wird frei und exzellent strukturiert

3. Emails werden nur einmal angepackt

4. Emails sauber strukturieren in Gedankenblöcken:

-Verständlicher Betreff
-Info oder bearbeiten im go-in
-Blöcke (1) bis (7)
-Knappe Anhänge!!
-Praktisch + verständlich
-Optisch schönes Design

5. Prüfen, ob Email geeignetes Medium
6. Achtung: Eine Email ist wie eine Postkarte – sie kann jeder lesen, also „no secret & politic“
7. “Zitrone” für die vermeintlich unnütze Email des Monats



(3) Archiv

Anlegung eines systemischen Archivs mit den wichtigsten Emails nach folgenden Kriterien /Regeln:

A) Themen
B) Personen (zeitorientiert)
C) Gesellschaft / Organisation



(4) Mitarbeiter-Fitness

Die Mitarbeiter erhalten die wichtigsten Email-Regeln online und werden eingeschworen.

A) Themen
B) Personen (Zeitorientiert)
C) Gesellschaft / Organisation